Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Stichting Cultuur in Uitvoering verzorgt muziek- en cultuurprojecten voor scholen, verenigingen en gemeenten. Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van leerlingen, ouders, docenten, contactpersonen en andere betrokkenen.

Stichting Cultuur in Uitvoering
Bunderstraat 28
6231 EL Meerssen
KvK: 56624646
E-mail: info@inuitvoering.com
Website: www.inuitvoering.com

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de samenwerking of activiteit kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Bezoekers van onze website

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en woonplaats wanneer iemand het contactformulier invult.
De inhoud van het bericht.
Eventuele technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

Leerlingen en ouders/verzorgers

Naam, geboortedatum en school.
Gegevens over deelname aan muziekeducatieve projecten.
Instrumentkeuze en muzikale voortgang.
Contactgegevens van ouders of verzorgers, voor zover noodzakelijk voor de organisatie en communicatie.

Docenten en andere opdrachtnemers

Naam en contactgegevens.
Gegevens die noodzakelijk zijn voor opdrachtovereenkomsten, planning en administratie.
Factuur- en betaalgegevens.

Scholen, verenigingen, gemeenten en andere samenwerkingspartners

Namen en zakelijke contactgegevens van contactpersonen.
Gegevens die nodig zijn voor projectorganisatie, samenwerking en financiële administratie.

Bezoekers en deelnemers aan activiteiten

Contactgegevens voor zover noodzakelijk voor de organisatie.
Foto's en beeldmateriaal wanneer hiervoor een geldige rechtsgrond bestaat.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor:

Het beantwoorden van vragen en contactverzoeken.
Het organiseren en uitvoeren van muziek- en cultuurprojecten.
Het begeleiden en volgen van de muzikale ontwikkeling van leerlingen.
Communicatie met scholen, ouders, docenten en verenigingen.
Het uitvoeren van overeenkomsten en het voeren van onze administratie.
Het beveiligen en goed laten functioneren van onze digitale systemen.
Publiciteitsdoeleinden, voor zover daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Afhankelijk van het doel verwerken wij gegevens op basis van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming wanneer die vereist is.

4. Leerlingvolgsysteem

Stichting Cultuur in Uitvoering maakt gebruik van een digitaal leerlingvolgsysteem.

Hierin kunnen persoonsgegevens van leerlingen worden vastgelegd, waaronder hun naam, geboortedatum, school, instrumentkeuze en muzikale voortgang.

Deze gegevens worden gebruikt voor de organisatie en begeleiding van muziekeducatieve activiteiten en het volgen van de ontwikkeling van leerlingen.

Toegang tot deze gegevens wordt beperkt tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Welke organisatie voor specifieke gegevensverwerkingen verantwoordelijk is, welke betrokkenen toegang hebben en welke bewaartermijnen gelden, wordt nader vastgelegd.

5. SAMEN – Ons digitale platform

Voor de samenwerking tussen scholen, docenten, verenigingen en andere betrokkenen gebruiken wij het digitale platform SAMEN.

Via dit platform kunnen gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor communicatie, projectorganisatie, urenregistratie en het delen van documenten.

De toegang wordt afgestemd op de rol van de gebruiker. De betrokken technische dienstverleners en concrete bewaartermijnen worden nog vastgesteld.

6. Persoonsgegevens van minderjarigen

Omdat onze activiteiten voor een belangrijk deel gericht zijn op kinderen en jongeren, besteden wij bijzondere aandacht aan de bescherming van hun persoonsgegevens.

Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende activiteit en zorgen voor passende beveiliging en toegangsbeperkingen.

Wanneer toestemming de vereiste rechtsgrond is voor het verwerken van persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar, vragen wij deze aan de ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

7. Foto's en video's

Tijdens projecten en activiteiten kunnen foto's en video's worden gemaakt.

Voor het publiceren van herkenbare beelden, in het bijzonder van minderjarigen, zorgen wij dat hiervoor een geldige rechtsgrond bestaat en dat betrokkenen hierover worden geïnformeerd.

Wanneer toestemming vereist is, kan deze worden ingetrokken. Wij beoordelen dan welke maatregelen nodig zijn voor het verdere gebruik van het beeldmateriaal.

8. Delen van persoonsgegevens

Voor onze werkzaamheden maken wij gebruik van externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor:

Websitehosting en technische ondersteuning.
Het leerlingvolgsysteem en SAMEN.
De financiële administratie.
De uitvoering van muziek- en cultuurprojecten.

Wij delen uitsluitend persoonsgegevens wanneer daarvoor een passende grondslag bestaat. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken in een verwerkersovereenkomst.

Eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vindt alleen plaats wanneer aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden is voldaan.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Voor gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, geldt doorgaans een termijn van zeven jaar.

Voor leerlinggegevens, contactformulierberichten, projectadministratie en beeldmateriaal worden passende bewaartermijnen vastgesteld op basis van het doel van de verwerking.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking.

Daarbij besteden wij onder andere aandacht aan beveiligde verbindingen, toegangsrechten en zorgvuldig beheer van onze digitale systemen.

11. Cookies en externe diensten

Onze website plaatst zelf geen cookies en gebruikt geen statistiekdiensten. Video's van YouTube worden pas geladen nadat je zelf op afspelen klikt. Wanneer je een video afspeelt, kan YouTube gegevens verwerken en cookies plaatsen.

12. Jouw privacyrechten

Je hebt onder de toepasselijke voorwaarden recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Wanneer wij gegevens op basis van toestemming verwerken, kun je deze toestemming intrekken.

Je kunt een verzoek indienen via info@inuitvoering.com.

Ook kun je een klacht indienen bij deAutoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Stichting Cultuur in Uitvoering kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkzaamheden, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd.